El costo mayor para hacer una cata de chocolates suele ser el alquiler de un lugar. En Madrid por ejemplo, el alquiler de un espacio en el que puedan estar 10 personas sentadas puede estar entre los 30 euros por hora. Para hacer una cata de chocolates necesitas al menos de unas 4 horas. Una hora para la preparación, un par de horas más para el desarrollo de la actividad y una más para recoger y limpiar. El alquiler del local puede ser unos 120 euros. Si decides hacer una cata de chocolates online debes incluir el costo de la plataforma que uses: Zoom, YoutuveLive, etc.

Traslado de los materiales. Si consigues alquiler una espacio por hora es probable que necesites llevar y traer los materiales que uses en un taxy y si es en tu propio vehículo también necesitarás incluir ese costo. Esto lo mínimo que puedes pagar en una ciudad como Madrid son 20 euros. Para hacer una cata de chocolates online lo primero que debes calcular es el traslado o envío de los chocolates. Este costo suele ser mayor de lo que te imaginas siempre así que no lo subestimes. Recuerda que el chocolate debe trasladarse con medidas específicas de control de temperatura lo que encarece este servicio. En Madrid el envío de paquetes (hasta 5 kilos) tiene un costo de 7,50. En el caso de los envíos para catas de más de 10 personas usualmente se contrata el servicio por día lo que llega a bajar los costos. También puedes contratar a un «freelance» que lo haga de una manera más personalizada. Hay empresas que contratan personas que por ejemplo accedan a entregar los paquetes disfrazados.

El chocolate. Al hacer una cata de chocolates debes también incluir el costo del producto estrella: el chocolate. Para establecer este costo debes definir de antemano cuántas porciones van a probar (calcula una al menos cada 10 minutos) y eso te dará para una cata de hora y media al menos unas 9 porciones. Lo ideal es que el producto no exceda el 30% del costo final de una cata. Calcula gastarte en chocolate no más de 7 euros por persona. Importante que si decides incluir un maridaje de «vino o cerveza» también lo debes contemplar en el presupuesto.

El chocolate fino puede tener un precio bastante alto con relación a la «cobertura» de chocolate, incluso en su versión fina. El kilo del chocolate de marcas como Varlhona, Michel Cluizel, Felchin u otras puede alcanzar los 15 o 17 euros. El kilo del chocolate fino puede ser el doble o el triple. Por ejemplo, si quieres incluir una tableta de chocolates de la marca húngara Roszavolgyi de 70 gramos su costos es de 7, 60 euros, lo que se traduce en que el kilo de ese chocolate es de 108 euros. Entonces esa diferencia es súper importante para hacer un balance entre los chocolates que elijas.

El montaje. Una de los atractivos de asistir a una experiencia tiene que ver con la novedad. Pocas veces vamos al cine o al teatro a ver algo que ya hayamos disfrutado antes. Hacer una cata de chocolates es jugar con una experiencia nueva en la que te puedes permitir mucho de sorpresa. En acondicionar o «ambientar» el lugar deberás invertir parte del presupuesto. Mantel, flores, paneles en las paredes, alfombra, velas, purificadores del aire, servilletas, todo lo debes contemplar.

En el costo del montaje debes incluir el contenedor de los chocolates. En el caso de la cata de chocolates en Madrid el producto viene en una caja costumizada. Este elemento ayuda la logística y a la idea de que cada quien recibe una especie de «regalo sorpresa» al llegar. El momento del «unboxing» o de abrir esta caja es uno de los más importantes. Puedes tener manteles individuales o bandejas en las que estén todos los chocolates y que ellos los vayan cogiendo. Tener los chocolates servidos de una vez facilita mucho el servicio, de esta manera, podrás tener a una sola persona dirigiendo la cata.

DESARROLLAR UN GUIÓN (cuida los tiempos). Una vez que tienes el nicho definido sabrás el tiempo que te tomará hacer una cata de chocolates. Si es público final el tiempo usualmente debe parecerse al la invierte en otras alternativas de ocio: una hora y media o dos horas. Si es una cata para empresa probablemente sea menos tiempo. Una cata de chocolates para empresas no suele exceder los 40 minutos.  El tiempo es un factor a tomar en cuenta pues aquí estará involucrado los costos del alquiler de la sala y de los honorarios de la persona que dicta la cata. Si tu alternativa es externalizar este producto debes fijar el precio que cobrará el experto en dar la cata de chocolates. Algunos cobran por hora y sólo se encargan de la actividad (no del montaje ni de recoger). Si eres tú mismo el que dicta la cata de chocolates mi recomendación es que fijes una tarifa mínima (aunque al principio puede que no lo cobres).

Para una hacer una cata de chocolates un experto puede cobrarte 50 o 100 euros. La cata de chocolates es algo más que dar de comer pequeñas porciones de chocolate. Lo que más valoran los asistentes es el intercambio de conocimientos por lo que debes asegurarte que el experto se ha preparado muy bien. Tampoco pasa nada si se muestra vulnerable y no sabe algún aspecto de lo que esté explicando pero la información es algo que el público final entiende que debe recibir.

CÓMO CREAR UN GUIÓN PARA HACER UNA CATA DE CHOCOLATES DIVERTIDA

Usa una regla simple de tres partes: bienvenida y presentación, desarrollo del evento (la degustación de los chocolates paso a paso) y final o despedida. Esto es una forma simple de imaginar lo que será esta experiencia. Cada una de estas partes de una cata de chocolates puede durar por ejemplo: 10 minutos, 30 minutos y otros 10 minutos más. Al principio, cada etapa de tu cata de chocolate podrá parecerte eterna. Con el tiempo sentirás que se te pasa el tiempo volando. Lo ideal es que puedas siempre ceñirte al tiempo que has marcado. Primero para que puedas dejar a tu público «con la miel en los labios». En segundo lugar porque aunque seas tu mismo el que imparta la cata debes saber que tu hora cuenta en los costos finales.

La parte más importante de una cata de chocolates para mí siempre es el final. En la cata de vinos usualmente es sencillo porque existe el momento del «brindis». Al menos que quieras brindar con un poco de chocolate es una alternativa. La otra es tener un punto de inflexión justo antes de terminar. Por ejemplo, puedes hacer algún juego de cata a ciegas y de esta manera el evento no va perdiendo fuerza hacia el final. También puedes hacer una sesión de preguntas y respuestas entre ellos y así se conozcan (si son grupos diferentes). El momento justo antes del final es clave para que se vayan con una bonita sensación de una cata de chocolates. Elabora un guión lleno de anécdotas, chistes, curiosidades que enganchen a tu audiencia de principio a fin.

En la fase olfativa también puedes hacer que tu cata de chocolates gane en diversión. El olor es uno de las armas más potentes para valorar un alimento y realmente es lo que hace que el «gusto» sea tan complejo. En el caso de la cata de chocolates en Madrid los asistentes disponen de una especie de «enciclopedia de olores». Unos 100 pequeños frascos con sustancias que ayudan a identificar los olores que pueden aparecer en un chocolate. Pero también la enciclopedia de olores está llena de sustancias que no suelen estar presentes en chocolate para que los asistentes concienticen el valor de poner a prueba este sentido. Lo ideal es que comiencen a adivinar uno a uno y ya verás cómo esta actividad tan sencillo ayuda a romper el hielo y a darse cuenta que catar chocolates ¡es poner los cinco sentidos alertas!

Para armar mi enciclopedia de chocolates me he inspirados en la bloguear estadounidense Sophia Rea de Project Chocolate. Hacerte tu propia enciclopedia de olores será una experiencia muy entretenida. Los frascos con olores pueden ser una pieza clave del montaje además de que construirlo no te generará un gasto muy importante. Yo los he separado por grupos como «vegetales», «florales», «cereales» «frutales» y «espaciados». He incluido cientos de sustancias que dan mucho juego: desde marihuana hasta lavanda, tomillo, o confituras, curry. De hecho, en la cata a ciegas si tenemos un chocolate con alguna inclusión que coincida con alguno de estas sustancias da mucho juego. Incluso en la fase olfativa hemos incluido referencias con defectos como «plástico quemado», «algún alimento que tenga un poco de moho», leche en polvo vieja, etc.

El Chocolate and Cacao Tasting Institute recomienda al menos incluir estos aromas que representan los aspectos fundamentales del mapa base de los sabores del chocolate: tabaco, canela, grosella, mermelada de frambuesas, mermeladas de arándanos, melaza, tierra y madera. También que para percibír mejor el olor acercar la pieza de chocolate a la nariz y olerlo repetidas veces. Incluso sugieren calentar un poco el chocolate con los dedos pues eso favorecerá mucho la aparición de olores. Un truco de la cata de chocolates en Madrid es servir chocolate fundidos pues la sensación gustativa es mucho más divertida y además los olores son mucho más potentes.

TRUCO: Siempre en tus catas calienta un poco de chocolate (puedes hacerte con una pequeña temperadora) y recibe a tus invitados con ese olor. También puedes tostar un poco de cacao en un horno pequeño (la experiencia comenzará antes de que se sienten).

PROCESOS DEL CHOCOLATE

En una cata de chocolates es preciso hablar de los procesos básicos vinculados a la transformación del haba del cacao. Desde el tostado, el refinado y el conchado son procesos que complementan la información sobre chocolate y porque cada vez más tenemos información relativa a estos pasos en las tabletas. Las etiquetas de los chocolates finos comienzan a llenarse de información que debemos ser capaces de abordar. Por ejemplo: «low roast», «conchado suave» o incluso «unrefined chocolate».

TRUCO: imprimir fotos antiguas de máquinas de chocolate de esta manera podrás contarles la historia del chocolate a través de sus curiosas máquinas.

VIAJE A PLANTACIÓN. Para hacer una cata de chocolates necesariamente hay que contarle la historia de la plantación de cacao. Pocas historias cautivan más que la de una flor microscópica que llega a convertirse en uno de los alimentos más populares del mundo. Si conoces algo de la botánica de la planta cuéntalo, si puedes tener alguna mazorca de cacao no dejes de mostrarla. Incluso si sólo tienes una foto la puedes imprimir y mostrarla. La fruta es tan llamativa por dentro como por fuera. Si quieres y sabes de fermentación puedes incluirlo en una cata de chocolates. Saber cómo se traduce los procesos que ocurren en la fermentación en el chocolate será un plus para tu experiencia. Probablemente sea más sencillo identificar los defectos resultados de errores en la fermentación así que no dejes de darle estos datos. Al hablar de fermentación del cacao podrás abordar uno de los temas más importantes: el desarrollo del sabor.

TRUCO: Puedes tener a la mano frutos sobrefermentados o poco fermentados y mostrar la diferencia.

La fase auditiva en la cata de chocolates. Pocos alimentos nos permiten apreciarlos con los 5 sentidos. El sonido en un chocolate es algo que probablemente no tenga tanto que ver con su calidad pero en el que podemos detenernos. En el fondo una experiencia de cata es una despertar de los sentidos. En una cata de chocolates podemos animar a los asistentes reconozcan el sonido que debería hacer un chocolate cuando se parte: «snap». Pero la fase auditiva de una cata de chocolates puede servir para explicar qué hay detrás de un chocolate que hace un sonido seco cuando se parte: un buen temperado.

TRUCO: usa el chocolate con más alto porcentaje que tengas a la mano y pártelo en dos al momento de explicar el «snap». En las catas de chocolates para empresas suelo usar micrófono y justo lo coloco cerca en este momento.

Y finalmente: la fase de gustativa. Es posiblemente la más esperada de las fases así que será ideal que no la retrases mucho. Lo importante no es sólo lo que comen sino los recuerdos que pueden derivarse de la degustación. La idea es en este momento poder conectar la fase visual y olfativa y desarrollar una técnica que puedan aplicar en cada porción. En la fase gustativa lo ideal es que no mastiquen sino que dejen derretir el chocolate. Pero más importante es que se permiten meter aire en el momento en el que están comiendo para que las sensaciones «retronasales» permitan identificar más «notas». La cata de chocolates no es algo sencillo, entrenar el paladar puede tardar unos minutos así que ya verás que se sentirán expertos en pocos minutos.

Yo les pido a las personas que vienen a mis catas que se permiten saborear los chocolates con los ojos cerrados. Mis amigos me han dicho que mis catas de de chocolates se han vuelto en experiencias místicas. También hay quien las ve cómo experiencia de «mindfullnes chocolate» y no descarto hacer catas siguiendo esta filosofía de «vivir el presente». Asimismo, me han invitado a incluir el chocolate en sesiones de meditación por lo que estoy abierta a colaboraciones que deriven en nueva experiencias.

Una de mis herramientas más valiosas es el Mapa de sabores de Hazel Lee. Se trata de Taste with Color una manera sencilla de ubicar notas sensoriales a través del color. Hazel es una comunicadora británica, dedicada a la industria del azúcar, que creó este mapa que puedes comprar online y usarlo en tus catas y experiencias alrededor del chocolate. También puedes incluir la experiencia ligada a esta mapa en tu cata de chocolates o hacer una experiencia específica. Te armas con temperas o pinturas de agua y al menos 4 chocolates y vas pintando las notas sensoriales. Al final se construye un hermoso collage y es bonito evaluar si efectivamente coinciden en las notas. Es una actividad ideal para hacer en familia.

El International Institute of Chocolate and Cacao Tasting recomienda hacer ejercicios específicos para entrenar la lengua. Poder distinguir entre ácido y amargo es el kindergarten de la cata de chocolates. Para conseguir aclararlo recomienda «calibrar» el paladar a través de soluciones diluidas. Agua tónica (amargo), creemos tártaro diluido (agrio, ácido), Agua con azúcar (dulce), Extracto de levadura diluido (umami) y té negro frío inficionado en frío (tánico).

Usualmente tengo agua (del tiempo) a disposición de mis catadores pero si quieres parecer mucho más profesional puedes usar lo que se usa en las sesiones del jurado del International Chocolate Awards: polenta líquida. La receta es 8 parte de agua para 1 y media de polenta (sin sal ni condimentos). También puedes tener pedazos de manzanas o picos de pan.

Y la fase táctil. Si bien podemos y debemos animarle a los asistentes a la cata de chocolates que verifiquen cómo se derrite el chocolate en sus manos con su calor corporal. También debemos hablar de la fase táctil que ocurre en nuestra lengua. Este es momento de recordar «sensaciones que puede reconocer nuestra lengua» como «sequedad, untuosidad, picor, frío, adormecimiento. Para hacer una cata de chocolates es ideal poder tener chocolates que nos permitan identificar la sequedad y la untuosidad. Dado que el cacao es tánico, astringente y eso genera una sensación muy similar a la que se reconoce con el vino. La manera cómo se derrite en la boca el chocolate puede ser un factor indicativo de la calidad. Chocolates que tarden en derretirse pueden ser considerados demasiado «agresivos».

TRUCO: incluir un chocolate del tipo «a la piedra» menos fino para descubrir chocolates de diferentes «texturas». Ten a la mano pedazos de manteca de cacao y pídele que los acaricien para que verifiquen la forma en la que se derrite con el calor corporal.

EL MARKETING Y LA COMUNICACIÓN: ÉXITO EN LA ASISTENCIA DE TU CATA DE CHOCOLATES

PROMOCIÓN. Uno de los costos que más difíciles de contemplar en un evento es la promoción. Las redes sociales han creado un espejismo que nos ha hecho creer que una vez subido el cartel en Instagram o Facebook ya no hace falta hacer nada más. Las redes sociales están cada vez más saturadas de contenido con lo cual al menos que pagues (cada vez más) tu contenido pasará sin pena ni gloria. La promoción a veces te generará un costo muy alto. Lo ideal es que al principio para una cata de «b2c» es decir «business to consumer» calcules hasta un 50% del total del costo de lo que pagará el cliente final que tendrás que destinar a su promoción.

Crear comunidad. En la cata de chocolates en Madrid apostamos por un posicionamiento orgánico que se alimenta de la presencia en medios de una marca personal: «Helen Chocolate». En una primera etapa la inversión fue en contenido web (para posicionamiento orgánico) con la palabra clave: cata de chocolates en Madrid. Luego ha venido la promoción de redes sociales cuya estrategia ha dejado de ser efectiva y ahora nos moveremos a una «google y youtube ads». La creación de una comunidad de amantes del chocolate, de gente que busca experiencias nuevas ha sido menos relevante dado que no es una compra recurrente.

Ir a comunidades ya creadas. El costo de promocionar un evento puede ser costos y frustante. Mi recomendación es que te dirijas a comunidades ya creadas. En el caso de una cata de chocolates para empresas se trata de una comunidad a la que llegarás sin tener que impactar uno a uno. En el caso de la cata de chocolates en Madrid para empresas la estrategia ha sido además de buscar el posicionamiento web es buscar las agencias de eventos que trabajan en la ciudad. Otras comunidades creadas además de las «corporativas» a las que puedes llegar son: clubes de lectura, clubes de manualidad, clubes de excursionismo. Casi cualquier comunidad formada querrá tener al menos una vez una cata de chocolates. Lo ideal es que en el guió que desarrolles puedes vincular el tema que tratan en esa comunidad y que hace que te mantenga cohesionada con el chocolate.

En la cata de chocolates en Madrid para empresas hemos impactado a comunidades de empresas farmacéuticas, tecnológicas y de finanzas principalmente. También hemos hecho cata de chocolates con quesos (entre comunidades de amantes de este alimento) así como cata con literatura, música, etc. Incluso la «comunidad de vecinos» de tu edificio podrá alguna vez querer sumarse a una cata de chocolates porque ¿a quién no le gusta el alimento más divertido del mundo?